Pokud jste přemýšeli, jak za účelem AML doložit, že jste osobu ověřili prostřednictvím eDokladu, přinášíme řešení.

Načítáte-li účastníka ve spisu N-Nz prostřednictvím eDokladu, možná jste narazili na potíž, jak pro účely AML prokázat, jakými údaji se osoba v eDokladu prokázala. V Notarixu nově přinášíme funkcionalitu tisku výstupu získaných údajů pro založení do spisu. Za tímto účelem je k dispozici tlačítko Tisk AML při zobrazení načtených údajů.

Abyste měli kompletní také elektronický spis, anebo mohli protokol vytisknout později či dodatečně, ukládá se také zcela automaticky výstup v podobě PDF do příloh spisu. Každé načtení osoby za pomocí eDokladu v rámci N-Nz automaticky založí PDF protokol do spisu.

Aktuální verze systému NOTARIX přináší novou možnost odeslání faktury e-mailem za pomocí jediného kliku.

Protože doba digitální postupuje stále více kupředu, snažíme se v Notarixu zefektivnit kroky denní potřeby. A protože předání faktury prostřednictvím e-mailu je v kancelářích již prakticky na denním pořádku, doplnili jsme pro tuto operaci jednotlačítkovou funkci.

Pokud potřebujete fakturu odeslat, postačí pouze vybrat fakturu v seznamu a na aktualizovaném panelu nad seznamem použít tlačítko s obálkou a popisem Odeslat e-mailem. V nabídce pak máte možnost doplnit také elektronický podpis. Následně se otevře nové okno e-mailu s připraveným textem a v příloze naleznete PDF faktury. Obdobně je možné odeslat jednoduchou upomínku.

Texty, které jsou do zprávy vkládány, je možné upravit v nastavení fakturace.

V této verzi byl NOTARIX obohacen o propojení s eDoklady. Načítání údajů nebylo nikdy jednodušší!

Až si načítání eDokladu v Notarixu vyzkoušíte, už nebudete ty plastové kartičky chtít ani vidět.

Aby byla tato funkcionalita k dispozici, je nutné provést celou řadu nastavení, přičemž s většinou z nich vám budeme muset pomoci. Naše klienty postupně kontaktujeme a nastavení s aktivací realizujeme.

Formát datových zpráv doznal po dlouhé době v letošním roce inovace a byl rozšířen o možnost posílání zpráv s objemnými přílohami.

Abyste nebyli v NOTARIXu o tuto možnost ochuzeni, doplnili jsme podporu velkoobjemových datových zpráv jak na straně příchozí, tak také odchozí.

Velkoobjemové datové zprávy (zkráceně VoDZ) umožňují odesílat zprávy s přílohami až do velikosti 100 MB. Nově lze pro data použít archív ve formátu ZIP, anebo kontejnery ASiC.

Do této verze jsme zahrnuli celou řadu nových proměnných, aby využití vzorů mohlo být ještě efektivnější.

Nové proměnné byly přidány jak do agendy Dědictví, tak také do N-Nz.

Pokud se vám například v rámci přípravy dokumentů nedařilo využívat funkcionality [Vybraný uživatel] a na něj navázaných proměnných, je nově napříč agendami k dispozici skupina proměnných [Aktuální uživatel].

Úplný přehled proměnných získáte jako obvykle v přehledu změn verze.

Kolikrát se vám stalo, že jste si omylem přepsali jinou listinu, než jste chtěli? Anebo jste na přání klienta upravovali listinu, abyste se k ní nakonec pracně vraceli zpátky poté, co si klient vše opět rozmyslí?

Možná si pamatujete z našich školení, že Notarix v průběhu práce s listinami průběžně ukládá jednotlivé verze dokumentů.

Podobné chování najdete i v samotném Wordu, který průběžně ukládá dokumenty. Základní rozdíl je ale ten, že Notarix vytváří průběžné kopie vaší práce. Zjednodušeně si to lze představit, jako byste každých pár minut svůj dokument vytiskli a odložili na hromádku. Postupně se tak vytvoří kupka pracovních verzí dokumentu, jak jste na něm v průběhu času pracovali.

Notarix pak každou takovou "hromádku" ke každé listině trvale uchovává a nabízí možnost obnovit jej do kterékoli z jeho dřívějších podob, a to jak hned, tak klidně i po letech.

Tyto možnosti jsou v Notarixu odnepaměti, ale až doposud nás o obnovu historické podpoby listiny bylo nutno požádat.

Nově tedy postačí kliknout nad dokumentem či přílohou pravým tlačítkem myši a vybrat možnost Obnovit předchozí verzi dokumentu. A přitom není potřeba se bát, co se stane se stávající listinou, pokud byste se spletli - Notarix vždy obnoví dokument jako nový záznam, přičemž ten původní zůstává zachován.

Velkou novinkou této verze je možnost odesílání dopisů online přímo ze systému Notarix, tedy bez nutnosti navštívit pobočku České Pošty.

Tuto funkcionalitu lze využít přímo ve spisu (ND i N-Nz), kde je možné dopis odeslat ze stejného místa, jako zprávu do datové schránky. Po odeslání se ihned dozvíte také cenu poštovného.

Stejně tak je možné odesílat poštu bez návaznosti na jakýkoli spis přímo z nástroje Zásilka České Pošty.

Aby bylo možné tuto funkci využít, je nezbytné prvést registraci na portálu PostaOnline. Registrace je jednoduchá a při použití datové schránky i rychlá. Úplný návod pro registraci a nastavení v Notarixu jsme zasílali e-mailem. Pokud nemáte návod k dispozici a nevíte si rady, neváhejte nás kontaktovat.

Výrazně jsme rozšířili načítání údajů ze základních registrů.

První novinkou v této souvislosti je možnost načítat data zůstavitele. Vedle polí pro zadávání údajů o zůstaviteli nově přibylo tlačítko pro načtení dat ze ZR.

Dalším rozšířením je možnost načítat všechny osoby jen na základě jména, příjmení a data narození. Dříve bylo nutné zadat také číslo OP.

Spolu s načítáním základních údajů o osobách nově také automaticky načítáme datovou schránku osoby. Už tedy není potřeba provádět ve dvou krocích, vše proběhne automaticky najednou.

Také nově pracujeme s údaji o omezení svéprávnosti. Pokud je osoba takovýmto způsobem omezena, dozvíte se to hned při jejím načtení.

Počínaje touto verzí, máte možnost nastavit, kdy se nemají stahovat zprávy datových schránek a oddálit tak okamžik doručení.

Protože synchronizaci (kontrolu a stahování) zpráv datových schránek provádí serverová část systému NOTARIX, jsou zprávy ve výchozím stavu stahovány každých 10 minut, a to i tehdy, kdy se systémem nikdo nepracuje.

Tato vlastnost je velice užitečná, ale mohou nastat situace, kdy se to nehodí, a to především proto, že stažením zprávy dochází k jejímu doručení.

Pokud se tedy například chystáte uzavřít kancelář na delší dobu, můžete synchronizaci v tomto období zastavit. Obdobně můžete určit, že se zprávy nemají stahovat mimo pracovní dny, případně mimo pracovní hodiny kanceláře.

Při tvorbě nových zpráv datových schránek (jednoduchých i hromadných) můžete nově využít adresáře, kam si lze ukládat často používané kontakty.

Adresář jsme předem naplnili seznamem všech bankovních institucí působících v ČR.

Jednotlivé kontakty můžete umisťovat do složek, které reprezentují skupiny kontaktů. Nejen, že to pomáhá při orientaci, ale především pak při tvorbě hromadné zprávy můžete jako příjemce vybrat celou takovou skupinu kontaktů.

NOTARIX rovněž nově nabízí rychlý přístup k posledním adresátům, kterým jste posílali datovou zprávu.

Podobně, jako všechno ostatní v systému, se i tyto údaje sdílí napříč systémem, a proto jsou k dispozici všem.

Práce s datovými schránkami nebyla nikdy tak snadná. Dejte sbohem webovým stránkám datových schránek!

Tato zásadní aktualizace přináší do systému NOTARIX nový komplexní nástroj pro stahování a práci s přijatými zprávami datových schránek. Kromě toho systém stahuje také potvrzení o doručení (otevření) datových zpráv odeslaných kanceláří.

NOTARIX nově od této verze obsahuje propojení se základními registry.

V prvním kroku byl v systému propojen se základními registry nástroj Lustrace CIS, a vy tak můžete bleskurychle načítat údaje o ověřované osobě. Vždy postačí zadat číslo dokladu a stisknout tlačítko Načíst údaje ZR. NOTARIX se spojí prostřednictvím základních registrů s registrem obyvatel a získá potřebné údaje, které hned doplní do formuláře.

Pokud disponujete čtečkou čárových kódů, můžete si celý proces ještě urychlit.

UPOZORNĚNÍ! Aby mohlo být napojení funkční, musíte mít vyřízenu žádost na webu Registrační autoritu základních registrů razr.egon.gov.cz. Pokud ji vyřízenu nemáte, neváhejte nás kontaktovat, pomůžeme vám.

Načítání z registru obyvatel jsme také doplnili pro účastníky v agendách Dědictví a Notářský spis.

To znamená, že máte-li vyřízenu registraci pro systém NOTARIX na Registrační autoritě základních registrů, můžete nově načítat údaje o osobách ze základních registrů (pokud registraci nemáte, kontaktujte nás a my vše zařídíme).

Načítání probíhá stejně jako v nástroji Lustrace CIS. Postačí tedy vyplnit (nebo naskenovat čtečkou) číslo dokladu totožnosti a po stisku tlačítka Načíst údaje ZR se během pár okamžiků oba systémy propojí a všechny údaje z registru doplní do formuláře v NOTARIXu.

Pokud si k účastníkům ukládáte také kontakty, doporučujeme vybrat nejprve osobu z databáze (pokud se vám nabízí) a až teprve následovně u ní aktualizovat údaje ze ZR.

Po zprovoznění většiny důležitých funkcí v CISu přinášíme rozsáhlé rozšíření funkcionality legalizací v systému NOTARIX.

Jedná se především o hromadnou legalizaci, která umožňuje najednou ověřit vícero osob i listin, možnost tisku sdružené doložky, tisk doložek na klasické stolní tiskárně, cizojazyčné doložky, a to včetně hromadného vyúčtování.

Vše nachystáno tak, aby se používalo rychle a přirozeně. V jednotlivých záložkách níže jsme nachystali informace nových vlastnostech.

Ačkoli spuštění nové verze CIS provází celá řada obtíží a zdržení, a opravy námi odhalených chyb se pod tlakem ostatních potíží odkládají, uvolnili jsme úvodní verzi ověřování podpisů napojeného na portál CIS.

Nový nástroj systému NOTARIX se jmenuje Legalizace CIS, a pokud jste až doposud využívali modulu Ověřování, budou v systému oba nástroje přítomny současně, původní však výhradně v roli archívu.

Uživatelé stávajícího Ověřování nebudou novým nástrojem nijak překvapeni. Krom upravených položek a změny textů doložky se ovládání v zásadě neliší. 

V prvním kroku jsou zadány údaje o osobě, listině, typu a datu ověření. Ve druhém kroku dochází ke komunikaci mezi systémy NOTARIX a CIS, jsou zobrazena přidělená čísla doložek a je umožněn jejich tisk. V kroku třetím je opět možné celé ověření rovnou vyúčtovat.

Pro uživatele, kteří doposud nástroj nepoužívali, připravujeme stručný videonávod, který bude již brzy k dispozici.

Protože mohou být ověřovací doložky od 1.9.2021 obohaceny o nový prvek, kterým je QR kód, vylepšili jsme v systému NOTARIX podporu vícero formátů etiket.

Možnost tisku na vyšší etikety je v systému již řadu let, avšak používaly se výhradně pro umožnění využití velkého kulatého razítka, které se do menší doložky nevešlo.

V nové verzi slouží vyšší etiketa pro tisk QR kódu, protože ten se na původní nižší etikety nevejde. Neznamená to ale, že je nutné původní nakoupené etikety zahazovat. Pokud bude v tiskárně přítomna krátká etiketa, NOTARIX ví, že na ni nemá QR kód tisknout. Tímto způsobem můžete spotřebovat již nakoupené etikety. A jakmile je založena etiketa vysoká, zahájí na ni NOTARIX tisk QR kódů.

Pokud disponujete vícero tiskárnami etiket, je dokonce možné na jednu z nich tisknout etikety nízké a na té druhé etikety vysoké.

Změna etiket nevyžaduje výměnu stávajících tiskáren Honeywell, ani změnu typu tiskové fólie. Etikety jako obvykle objednávejte naším prostřednictvím.

Plánujete-li využívat načítání čísel dokladů prostřednictvím čtečky, máme připraveny skladem zařízení značky Honeywell, která jsou jak spolehlivá, tak současně cenově dostupná. 

Tato zařízení jsou plně kompatibilní jak s funkcionalitou CIS, tak také s připravovanými funkcemi systému NOTARIX.

Pro zaslání nabídky kontaktujte svého konzultanta, nebo volejte na tel. 595 548 488.

Nově je možné v rámci dědického spisu automaticky lustrovat účastníky řízení v insolvenčním rejstříku.

Protože se jedná o rejstřík veřejný, není pro tuto funkcionalitu potřeba vyřizovat žádný přístup a vyhledávání se po aktualizaci verze automaticky aktivuje.

Výsledek lustrace lze po rozkliknutí zkontrolovat nebo přímo tisknout pro založení do spisu.

NOTARIX nově umožňuje provádět automatickou lustraci v katastru nemovitostí v rámci dědické agendy.

Podívejte se, jak na to.

NOTARIX byl rozšířen o funkcionalitu výpočtu odměny soudního komisaře podle notářského tarifu platného od 1.1.2021. Tuto funkcionalitu vyvoláte přímo z dědického spisu po stisku tlačítka Funkce.

Výpočet počítá nejen se situací, kdy se potvrzuje dědictví, ale také s likvidací a zastaveným řízením, přičemž jednotlivé varianty výpočtu jsou aktivovány prostřednictvím způsobu vyřízení.

Výpočet odměny je koncipován tak, aby bylo možné jej použít jak jednorázově na závěr dědického řízení, ale také průběžně.
Například hotové výdaje či poštovné můžete v nástroji zadávat průběžně, ve chvíli, kdy výdaje vzniknou.

V rámci výpočtu odměn je možné rozpočítat odměnu na jednotlivé účastníky, a to na základě poměru, ve kterém nabývají majetek.
Pokud v systému Notarix z jakéhokoli důvodu nemáte zadány některé, nebo dokonce všechny účastníky, rozpočítání můžete provést i tak a dokonce není vůbec nutné vyplňovat jména dědiců.

Pro jednodušší začátek práce s nástrojem jsme pro vás připravili videonávod, díky kterému můžete s používáním snáze začít.

Propojení systému NOTARIX s informačním systémem datových schránek umožňuje uživatelům odesílat datové zprávy přímo z prostředí Notarixu bez nutnosti přihlašovat se na web datových schránek.